Những điều bạn cần biết khi chọn mua máy in mã vạch

Máy in mã vạch là gì?

   Đầu tiên, bạn cần hiểu định nghĩa về máy in mã vạch (Barcode printer) hay còn được gọi là máy in tem nhãn (Label printer). Đây là thiết bị ngoại vi được kết nối với máy tính có chức năng in thông tin và mã vạch lên bề mặt chất liệu nào đó theo yêu cầu của người dùng. Các máy in này thường được hỗ trợ bằng phần mềm để người dùng lựa chọn kiểu dáng nhãn mã vạch, nội dung kèm theo, độ phân giải, loại và kích thước mã vạch cần in.

Vài thông số kỹ thuật cơ bản của máy in mã vạch cần nắm:

• Độ phân giải (Resolution): Là thông số biểu diễn mật độ điểm đốt nóng (heat) trên một đơn vị độ dài. Thông thường sẽ có đơn vị tính là DPI (dot per inch) có nghĩa là số điểm đốt nóng trên một inch.

• Công nghệ in (Printing technology): là cách thức in thông tin lên tem nhãn. Công nghệ in có 2 loại là in nhiệt trực tiếp (thermal transfer) và in truyền nhiệt gián tiếp (direct thermal).
• Tốc độ in: có đơn vị tính là IPS (inches per second), là thông số thể hiện chiều dài được in ra trên mỗi giây.

• Bộ nhớ: gồm 2 phần là RAM và FLASH. Bộ nhớ RAM của máy in có chức năng nhận lệnh in từ máy tính còn bộ nhớ FLASH có chức năng lưu các thông tin như quy cách con tem, font chữ sử dụng và hình ảnh dạng số (bitmap).
• Kết nối: máy in mã vạch được các nhà sản xuất tích hợp nhiều loại kết nối để đồng bộ hóa tối ưu với mạng cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp từ có dây như PC USB, LAN tới không dây như Wifi, Bluetooth. Do đó máy in mã vạch hoạt động.

Tại sao nên dùng máy in mã vạch mà không dùng máy in thường?

   Chắc bạn cũng đang có thắc mắc nếu chỉ là in ấn thì sao lại không dùng các loại máy in phổ biến có sẵn ở văn phòng cho tiện? Câu trả lời đó là so với máy in thường thì máy in mã vạch là một lựa chọn kinh tế hơn nhiều để tạo ra số lượng mã vạch, số lượng tem cần thiết và chất lượng cao.

   Do máy in mã vạch có hệ thống cảm biến (sensor) giúp hiểu rõ và chính xác các quy cách con tem nên có thể in thông tin một cách thu gọn vào trong từng con tem. Đồng thời nhờ hệ thống sensor nên máy in mã vạch sẽ có những chức năng nổi bật mà trên các loại máy in khác không có như cắt nhãn tự động, xé nhãn tự động hoặc bóc nhãn tự động. Về lâu dài, máy in mã vạch ít bảo trì hơn, ít tốn kém chi phí và hoạt động nhanh hơn, mang đến chất lượng in tuyệt vời hơn.

Tiêu chí chọn máy in mã vạch phù hợp với nhu cầu của cửa hàng:

1. Số lượng tem nhãn mã vạch cần in

   Tùy thuộc vào số lượng tem nhãn mà bạn muốn in ra, bạn cần đảm bảo rằng máy in mã vạch của bạn có thể xử lý được số lượng đó:

• Nếu như nhu cầu của bạn vào khoảng trung bình dưới 1000 nhãn tem mỗi tuần thì máy in mã vạch để bàn (Desktop Barcode Printer) là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Loại máy in này thường phù hợp với các địa điểm như văn phòng hoặc in ấn nhẹ tại cửa hàng nhỏ lẻ.

Tiêu biểu cho dòng máy in này là các Model máy như Bixolon T400, Godex EZ120, Godex G500, Argox CP 3140, Zebra GK420T, Zebra GX420D,…

• Còn nếu nhu cầu của bạn cần in ấn số lượng tem, nhãn khá nhiều, với số lượng trung bình từ vài ngàn con tem mỗi ngày thì bạn nên chọn máy in mã vạch công nghiệp (Industrial Barcode Printer). Thông thường loại máy in này lớn hơn, chắc chắn hơn loại để bàn và được thiết kế để hỗ trợ in ấn nhãn rộng đến 8 inch.

   Tiêu biểu cho dòng máy in này là các Model như: Zebra ZM400/M600, Zebra ZT400, Zebra XI, Sato CL4NX, Sato CL6NX,…

• Nếu bạn phải thường xuyên vừa di chuyển vừa cần in tem nhãn hoặc giấy biên nhận thì máy in mã vạch di động (Mobile Barcode Printer) nhỏ gọn, phù hợp đeo bên hông là sự lựa chọn phù hợp. Loại máy in này thường dùng cho nhân viên kho hay đại lý bán hàng cần phải kiểm tra số lượng tồn hay xác nhận giao nhận hàng hóa xong và cần in ngay tại chỗ.

   Tuy nhiên, máy in mã vạch di động có một vài hạn chế do kích thước in tem nhỏ, số lượng tem in ra không nhiều bằng so với các loại còn lại. Chiều dài cuộn giấy in cũng hạn chế và có chiều rộng nhỏ, thường là 2, 3 hoặc tối đa là 4 inch.

   Tiêu biểu cho dòng máy in này là các Model như: Sewoo LK-P12, Sewoo LK-P41/ LK-P43, Zebra P4T, Zebra ZQ110,…

2. Tốc độ in

   Nếu bạn đã xác định được số lượng tem, nhãn trung bình mà bạn cần in mỗi tuần hoặc mỗi ngày thì bạn sẽ cần phải xét đến tốc độ in tương ứng để đảm bảo được số lượng tem, nhãn cần in ra kịp thời gian. Hầu hết các máy in hiện nay có từ 4 – 5 mức độ điều chỉnh tốc độ in và cung cấp tốc độ in từ 2 đến 12 inches/giây (IPS), tương đối đáp ứng được hầu hết cho nhu cầu của người dùng.

3. Kích thước tem nhãn mã vạch cần in ra

   Đây là tiêu chí đơn giản nhưng cần phải lưu ý nhất vì nó ảnh hưởng đáng kể đến chi phí của việc in ấn. Thông thường máy in mã vạch để bàn có chiều rộng thường phổ biến là từ 2 – 4 inch/6 inch, còn máy in công nghiệp là 6 – 8inch/10 inch, có loại lên đến 12 inch.

   Ví dụ: Bạn có một máy in mã vạch có thể in chiều rộng tối đa là 6 inch thì bạn có thể phân loại in ra các loại nhãn với kích thước chiều rộng x chiều dài như 2 x 4 inch, 4 x 6 inch, 6 x 8 ich,… miễn là chiều rộng của nhãn không vượt quá chiều rộng máy in tối đa cho phép.

   Do đó nếu bạn chọn sai loại máy in không hỗ trợ đúng kích thước tem nhãn theo kích thước bạn cần thì lúc này việc điều chỉnh in ấn trên khổ giấy sẽ trở nên kém hiệu quả và tăng chi phí vật liệu in.

4. Độ phân giải của máy in (DPI)

   Các mức độ phân giải của máy in hiện nay thường là 203, 300, 600 DPI. Chỉ số DPI càng cao thì mật độ các điểm đó càng dày và tem in được sẽ càng sắc nét, tuy nhiên giá thành của các loại máy in này sẽ cao. Hầu hết các loại máy in mã vạch phổ biến hiện nay sẽ có thể xử lý ở độ phân giải 203 DPI nhưng chất lượng in sẽ không được sắc nét cho lắm. Vì vậy nếu bạn đang cần in tem hay mã vạch có kích thước nhỏ và chữ nhỏ thì cần phải chọn loại máy in có độ phân giải từ 300 DPI trở lên.

5. Thương hiệu sản xuất và giá thành

   Yếu tố giá cả cũng là một trong những điều mà bạn chắc chắn sẽ cần phải cân nhắc. Nếu như bạn đã có sẵn định mức dự trù với ngân sách cho phép để mua một chiếc máy in mã vạch phù hợp thì việc lựa chọn cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

   Với ngân sách dư dả thì bạn có thể chọn các thương hiệu có giá thành cao đi đôi với độ bền cao hơn như Zebra, Datamax, Sato, Toshiba, Avery,…

   Còn với ngân sách ở mức trung bình hoặc cần phải tiết kiệm tối đa chi phí thì bạn có thể tham khảo các thương hiệu phổ thông và kinh tế như Bixolon, Godex, Argox, Citizen, Xprinter,…

   Với các thông tin mà chúng tôi cung cấp trên đây, mong rằng bạn có thể dành ra một chút thời gian đọc qua để có thể chọn cho mình một chiếc máy in đúng theo nhu cầu sử dụng với một chi phí hơp lý nhé!

Nguồn: internet